Видео

!!! В версии 2.5.4 настройки шаблонов сгруппированы по назначению, с сохранением своих назначений.

Рассматривается назначение настроек шаблонов на примерах (v.2.4.3) - актуально для v.2.5.0

Настройки добавленные в v.2.5.0

Используйте следующие файлы для тестирования настроек шаблонов, рассматриваемых в следующем видео (для загрузки нажмите на его наименование):

Test.xls - файл с данными, используемыми для заполнения шаблонов

Test.arfa - файл предназначенный для импорта в программу файлов шаблонов, их настроек и используемых элементов

В версии 2.5.1 добавлены дополнительные настройки для шаблонов формата Word

В версии 2.5.4 добавлены запрашиваемые значения и функция символ

Для практического ознакомления с влиянием настроек шаблонов используйте данные материала Шаблоны для ознакомления

Вызов формы настройки параметров шаблонов доступен только в расширенной версии: меню "Инструменты", пункт "Настройки шаблонов"

Для быстрого перехода к описанию кликните по соответствующей области рисунка.

Форма настройки шаблонов

Для всех текстовых полей доступно контекстное меню для быстрой вставки макроопределений даты/времени (в случае возможности применения) и метаданных, список которых формируется автоматически для текущего листа. Значения полей вычисляется отдельно для каждой записи.


Окно выбора настраиваемого шаблона
- повторяет структуру папки шаблонов и служит для выбора настраиваемого шаблона. Посредством перетаскивания поддерживается копирование файлов и папок из проводника, а также копирование или перемещение (удерживать клавишу Shift) шаблонов и папок с их содержимым. Доступно контекстное меню, позволяющее:

  • открывать файлы шаблонов c автоматическим добавлением контекстного меню в приложения (Ctrl+0 или двойной клик)
  • открывать папки - Ctrl+Enter
  • создавать документы
  • переименовывать папки и файлы (F2)
  • удалять шаблоны и папки (Shift+Delete)

Переименование, копирование и перемещение выполняемое в данном окне позволяет сохранить ранее заданные настройки шаблонов.


Шаблон пути сохранения и шаблон имени
- содержат путь для сохранения создаваемых документов и их наименования. Путь может быть абсолютный или относительно папки документов, указанной в настройках программы. Для выбора существующей папки используйте кнопку справа. Данные поля могут содержать метаданные, значения которых будут подставляться на этапе создания документов. Если значения подставляемых метаданных будут различны, тогда будут созданы несколько документов, при заполнении каждого из которых будут использоваться только записи, при подстановке которых был образован путь и наименование. При отсутствии папки она будет создана. При указании расширения создаваемого файла, оно должно принадлежать к формату шаблона, в противном случае оно будет игнорироваться. Для формата TXT документы всегда имеют расширение шаблона.

 Таблица соответствия расширения файла формату.

(Для версии 2003 доступны только помеченные красным цветом)

Word Excel TXT
Поддерживаемые расширения Расширение документа по умолчанию Поддерживаемые расширения Расширение документа по умолчанию
doc doc xls xls txt
dot doc xlt xls csv
rtf rtf xlsx xlsx расширения указанные в настройках программы как дополнительные
docx docx xlsm xlsm
docm docm xlsb xlsb
dotx docx xltx xlsx
dotm docm xltm xlsm

Формируемый документ - значение из списка, устанавливающее способ взаимодействия создаваемых документов с имеющимися. Может принимать одно из значений:

  • Добавлять к файлу - сформированный документ будет добавляться к имеющемуся файлу, если таковой имеется. Для шаблонов Excel также влияет флажок Добавлять в таблицу - В существующую
  • Сохранять с перезаписью - при наличии файла он будет заменен вновь созданным
  • Сохранять в новом файле - если файл со сформированным именем существует, то вновь созданный будет сохранен с именем, к которому будет добавлено числовое значение
  • Новый для каждой записи - создаются последовательно отдельные документы для каждой записи. При существовании файла с именем вновь созданного документа, последний будет сохранен с именем, к которому добавится число.

дополнение данныхОтсутств. метаданные - позволяет установить поведение программы при заполнении данного шаблона в случае отсутствия метаданных, необходимых для заполнения выбранных шаблонов.

  • Не контролировать - проверка существования необходимых метаданных отсутствует.
  • Запрашивать значения - для отсутствующих метаданных значения будут запрашиваться у пользователя при помощи формы подобной изображенной справа. Для каждой записи свое значение.
  • Удалять из документа - из содержимого документа будут удалены все записи вида {...}

Группа Запрашиваемые значения

Настройка запрашиваемых значений при заполнении

Позволяет указать дополнительные метаданные, значения которых будут запрашиваться у пользователя перед началом заполнения документов через форму (форма аналогичная отсутствующим метаданным). В отличие от отсутствующих метаданных вводимые значения одинаковы для всех записей, используемых для заполнения документов.

Столбец наименование - наименование метаданных, под которыми будут доступны введенные значения. Наименования, совпадающие с расположенными на листе с данными исключаются из формы запроса.

Значение по умолчанию - произвольный текст с поддержкой макроопределений, который подставляется в форму запроса и может быть скорректирован пользователем. Для ячейки, находящейся в режиме редактирования и содержащей макроопределения, выводится ее вычисленное значение в заголовке столбца.

 Для добавления/редактирования значений выделите нужную ячейку, после чего повторно кликните по ней или начните вводить текст для замены ее содержимого. Для удаления выделите строку (клик на соответствующей строке в столбце с маркером) и нажмите клавишу Delete. 

 

Группа Фильтр

Фильтр отбора записей используемых для заполнения шаблона

Позволяет отобрать записи, которые будут использоваться при заполнении данного шаблона и содержит:

Значение записи - значение выражения используется для дальнейшей фильтрации.

Использовать записи - содержит 3 поля.

  1. Используемые записи. Может принимать значение: 
    • Все - используются все записи
    • Max - используются только записи с максимальным значением записи
    • Min - используются только записи с минимальным значенинем записи
  2. Выбор сравнения с дополнительным условием:
    • --- дополнительное условие отсутствует
    • Равно - используются только записи, равные одному из перечисленных значений
    • Не равно - используются только записи, не равные ни одному из перечисленных значений
    • Меньше - используются только записи, чьи значения можно трактовать как числа или даты и значение которых меньше указанного
    • Больше - используются только записи, чьи значения можно трактовать как числа или даты и значение которых больше указанного
  3. Поле значений для сравнения. Для операций равно и не равно может содержать несколько значений, каждое из которых записывается в отдельной строке. При представлении используются разделительные символы ~, при сравнении строк регистр не учитывается. Для операций больше и меньше используется только первое значение. Значением может быть также текст, содержащий метаданные и макроопределения даты/времени.

Применить к группе -  если данное поле содержит выражение, то для каждого из его уникальных значений отдельно производится фильтрация значений записи.

Только первые - указывает на использование только первых записей удовлетворяющих заданным условиям среди всех или для каждой группы в отдельности, если она задана.

 

Группа Сортировка и  группировка

Настройки сортировки и группировки записей

Сортировать записи - содержит выражение для вычисления значений записей. Вычисленное значение и указанный метод сортировки определяет порядок использования записей при заполнении шаблонов, а также влияет на порядок создания документов и листов в случае использования метаданных для формирования их наименований.

Группировка записей - содержит выражение для вычисления значений записей. Записи с одинаковыми значениями образуют подгруппы. Для каждой подгруппы используется полный шаблон с добавлением к ранее сформированому контексту. Данная опция предназначена для использования совместно с шаблонами, использующими мультизаполнение [...{метаданные}...]. Дополнительно можно задать порядок использования образованных подгрупп - сортировка по возрастанию или убыванию.

 

Группа Заполнение 

Настройка заполнения шаблонов формата Excel

 Содержит настройки, зависящие от типа шаблона и влияющие на его заполнение.

 Общими для всех типов шаблонов являются следующие настройки:

  • Игнорировать [...] - отключает поиск областей, которые будут повторяться для каждой записи, используемой при заполнении шаблона, с подстановкой их значений. В противном случае будет производиться поиск таких областей ограниченных квадратными скобками и содержащих метаданные или надписи (для шаблонов Word с установкой "Заполнять надписи").
  • Добавлять разрывы - доступно только для шаблонов Excel и Word. При добавлении полного шаблона добавляет перед ним разрыв страницы.
  • Сохранять в PDF - доступно только для шаблонов Excel и Word: созданный файл будет сохранен только в формате PDF. Если для формируемого документа выбрано "Добавлять к файлу", то сохранение будет происходить после объединения с имеющимся. При использовании версии Office 2007 необходимо установить надстройку от компании Microsoft: сохранение в формате PDF или сохранение в формате PDF или XPS

Дополнительные настройки для шаблонов Excel:                                 Word | TXT

Наименования листов - поле наименования создаваемых листов, может содержать статический текст и/или метаданные. Если данное поле пусто - используется наименование листа из файла шаблона. При наличии метаданных в наименовании может быть сформированно несколько листов. При этом для заполнения каждого из них будут использоваться только записи, чьи значения образуют его наименование.

Перезаписывать листы - доступно только при выборе "Добавлять к файлу". Указывает на необходимость замены листов в существующем файле вновь сформированными при совпадении их наименований, в противном случае данные будут добавляться к имеющимся.

Удалять формулы - указывает на необходимость удаления из сформированного документа формул, с сохранением вычисленных значений. При отметке "В существующую" формулы удаляются только из табличной части документа, что позволяет использовать итоговые формулы (суммирование и пр.) при последующем дополнении документа.

Добавлять в таблицу - шаблон (см. "В имеющуюся") заполняется данными первой записи из определенных для заполнения шаблона. Для второй и последующих записей в табличную часть будут добавляться строки из таблицы шаблона, кроме строк заголовка, если таковые имеются, или строки заголовка в противном случае и заполняться соответствующими значениями. Если данная опция не отмечена, то для каждой записи будет использоваться полный шаблон с заполнением данными из соответствующих записей.

В существующую - доступна для выбора в случае выбора "Добавлять к файлу" и "Добавлять в таблицу". Если файл отсутствует будут произведенны действия аналогичные "Добавлять в таблицу". Если файл существует, то для всех записей будут добавлены строки из табличной части шаблона с заполнением данными из соответствующих записей.

Подбирать ширину - даное поле позволяет произвести автоподбор ширины для указанных столбцов после заполнения шаблонов. Может содержать диапазон столбцов, разделенных точкой с запятой. Например: A:C; F:F - будет произведен автоподбор ширины для столбцов A, B, C и F.

Дополнительные настройки для шаблонов Word:                                   Excel | TXT

Настройки заполнения шаблонов формата Word

Заполнять колонтитулы - указывает на необходимость заполнения колонтитулов. При одновременной установке с "Добавлять разрывы" в случае повторения шаблона или добавления к имеющемуся файлу производит вставку нового раздела с независимыми колонтитулами (наследуются из шаблона). В случае необходимости добавления без образования нового раздела вместо "добавлять разрывы" используйте настройку первого абзаца шаблона: положение на странице - с новой страницы. 

Заполнять надписи - указывает на необходимость заполнения содержимого надписей.

Не заполнять закладки - наименование закладок не будет проверяться на соответствие наименованиям метаданных для подстановки их значений. Также все наименования закладок не будут добавляться в список запрашиваемых значений при установке "Запрашивать значения" для отсутствующих метаданных или в случае ручного заполнения.

Корректировать значения полей связывания и внедрения объектов - программа будет производить разбор записи полей Link, HyperLink, IncludeText и IncludePicture с приведением к требуемому формату без изменения ключей:

  • если не указано наименование файла - используется наименование активной книги в момент начала заполнения шаблонов
  • при отсутствии пути для файлов Excel проверяются все наименования открытых книг и используется соответствующий путь
  • для полей Link в случае отсутствия имени класса он будет подставлен (только для документов Word и Excel)
  • в случае ссылки на диапазон книги Excel он будет приводиться к форме записи в стиле RC (как того требуют поля)
  • производится дублирование обратных слэшей в пути, добавление при необходимости кавычек и удаление "посторонних" символов

 Корректировка полей позволяет использовать запись ссылок на диапазоны, используемую в Excel: =Лист1!C3:F6, =[Приказы.xls]Лист1!$A$4:$D$6, ='D:\ДЕМО\Документы\Демо\Создание нескольких шаблонов\[Приказы.xls]Лист1'!$A$4:$D$6 и пр.

Заменять поля их значениями - производит замену полей их значениями (кроме полей HyperLink), в противном случае значения всех полей за исключением Link, HyperLink, IncludeText и IncludePicture будут зафиксированы. 

Дополнительные настройки для шаблонов TXT:                                   Excel | Word

 Кодировка - устанавливает кодировку шаблона и создаваемого документа либо ее автоматическое определение.

 

Группа Печать 

Настройка печати заполненых документов

Используемый принтер - позволяет задать принтер, который будет использоваться для печати документов, созданных на основе этого шаблона.

Поле количество копий - устанавливает количество печатаемых экземпляров созданных документов. Если для формируемого документа выбрано "Добавлять к файлу", то печать будет происходить после объединения с имеющимся.

Только печать - сформированный файл не будет сохраняться на диске. Данная опция доступна только в случае указания количества печатаемых копий отличного от нуля.

Шрифт - шрифт используемый при печати, только для шаблонов формата TXT. 

Ориентация - книжнная или альбомная ориентация страницы, только для шаблонов формата TXT. 

Составление шаблонов