Группа «Записи»
Элементы группы служат для удобства ввода данных в ленточной форме, что зачастую наглядней, особенно в таблицах содержащих большое количество столбцов, а также позволяют контролировать вводимые значения и при необходимости «фиксировать» значения формул.
Отображение/скрытие данной группы устанавливается в настройках программы, вкладка основные. Элемент группы, расположенный в правом нижнем углу, позволяет переключать режимы ее отображения компактный/полный.
Добавление записей – производит запрос значений одной или нескольких записей и добавляет их в конец таблицы активного листа в соответствии с типом таблицы. В качестве шаблона добавляемых записей используется первая запись таблицы (формулы, форматирование, настройки проверки данных и т.п.).
Редактировать запись – отображает значения записи активной ячейки с возможностью их редактирования и последующего сохранения.
Применение контроля вводимых пользователем значений устанавливается опцией «Проверять вводимые значения» в дополнительных настройках листа – группа «Таблица» / «Дополнительно…». По умолчанию данная опция включена.
Для контроля корректности вводимых значений используется установленные условия проверки данных для соответствующих ячеек, а также заданное поведение в случае ошибки и сообщения для подсказки / ошибки - «Проверка данных» на вкладке «Данные»
В форме добавления/редактирования записей доступны к вводу данных только ячейки, не содержащие формул, а для информирования пользователя используются следующие способы:
- Подчеркивание наименований ячеек (наименование, количество), для которых применяется проверка вводимых значений – для типа данных выбрано отличное от «любое»
- Голубой фон поля для ввода значения – поле обязательно к заполнению (количество - не отмечено «Игнорировать пустые ячейки» в проверке данных)
При добавлении записей учитываются опции «Заменять формулы их значениями» и «Не запрашивать данные для ячеек с экранированными формулами» из дополнительных настроек листа.
Опция «Заменять формулы их значениями» предназначена для «фиксации» значений формул, например:
- Использование функции Сегодня() - в записи останется дата добавления записи и останется постоянной
- Использование функции ВПР для подтягивания стоимости выбранного изделия – стоимость останется на момент добавления записи при последующих изменениях
Опция «Не запрашивать данные для ячеек с экранированными формулами» указывает программе на то, что для ячеек, значения которых начинаются с апострофа (‘), после которого следует знак равно (=) значения не запрашивать – доступна только при применении первой опции и используется при необходимости фиксации значений отдельных формул, т.е такая ячейка в конечном итоге будет содержать формулу записанную после апострофа, например, чтобы применялась формула вычисления общей стоимости (количество * цену за единицу) на случай корректировки количества, в то время, как цена за единицу будет «подтянута и зафиксирована» - в начале существующей формулы добавить апостроф.
Пример.
Отмечены все опции для группы «Добавление записей» в дополнительных настройках листа, а в проверке данных установлено:
- Для наименования задан список допустимых значений
- Для количества целое больше нуля
При добавлении записи в следующую таблицу
будут запрошены только значения для наименования и количества, в результате получим:
- Дата – дата добавления записи
- Курс – значение ячейки E1 на момент добавления записи
- Наименование – введенное
- За ед. – «зафиксированное» значение функции ВПР, как если бы мы нашли в соответствующей таблице стоимость за единицу введенного наименования и вписали его в эту ячейку
- Количество – введенное
- Стоимость – формула: курс * за ед. * количество