Шаблоны документов
Под шаблонами документов подразумеваются любые документы с поддерживаемыми программой расширениями, которые расположены в папке шаблонов и ее подпапках. Наименования подпапок и шаблонов используются при составлении меню выбора заполняемых шаблонов.
Во избежание путаницы рекомендуется давать шаблонам и подпапкам «говорящие» наименования. Для возможности создания пакета документов (заполнения нескольких шаблонов) размещайте шаблоны в отдельной подпапке.
Расположение папки шаблонов задается в настройках программы на вкладке «Основные» и является обязательным для работы программы – меню «Инструменты» / настройки программы.
Шаблоны разделены на три вида, по типу программы используемой для их заполнения.
- Шаблоны ворда - файлы с расширением: doc, dot, rtf, docx, docm, dotx, dotm*
- Шаблоны эксель – файлы с расширением: xls, xlt, xlsx, xlsm, xlsb, xltx, xltm* Для заполнения используется активный лист.
- Текстовый шаблон – файлы с расширением: txt, csv и другими указанными пользователем в настройках программы на вкладке «Прочее» / поле «Дополнительные расширения текстовых файлов»
* Расширения, помеченные красным цветом, не поддерживаются в Excel/Word 2003.
Во всех типах шаблонов для обозначения расположения вставки данных используются метаданные – наименования данных, заключенные в фигурные скобки: {Наименование}. Все метаданные в процессе заполнения шаблона будут заменяться их значениями с сохранением установленного оформления.
В шаблонах ворда метаданные дополнительно могут указываться в колонтитулах, кодах полей и надписях. Программа также поддерживает заполнение закладок, наименование закладки должно совпадать с наименованием данных. Заполнение колонтитулов, надписей и закладок устанавливается в настройках шаблона на вкладке «Заполнение»/ «Опции».
В шаблонах эксель метаданные могут располагаться как в ячейке, так и в формуле. Зачастую в формуле метаданные указываются в кавычках.
За основу шаблона удобно использовать имеющийся документ с конкретными данными и требуемым оформлением – скопируйте в проводнике или перетащите мышкой в форму настройки шаблонов в корень папки шаблонов или одну из ее подпапок. После чего откройте и замените конкретные данные метаданными с последующим его сохранением.
Для быстрой и безошибочной вставки метаданных в шаблоны эксель и ворд в программе предусмотрено создание подменю «Метаданные …» в контекстных меню соответствующих программ, которое создается автоматически при открытии шаблона из формы настроек шаблонов или по соответствующему пункту меню «Инструменты» / Поля в меню … Добавляемое подменю будет содержать доступные метаданные активного листа эксель, клик по его пунктам производит вставку в текущую позицию.
Программа запоминает установленные настройки шаблонов по полному пути их расположения, поэтому для их сохранение переименование шаблонов и подпапок следует производить в форме настроек шаблонов.