Справочные таблицы
Если в дополнительных настройках активного листа (группа «Таблица» / кнопка «Дополнительно…») отмечено «Использовать данные справочных таблиц», то программа ищет ячейки в первой записи таблицы, для которых задана проверка данных со списком допустимых значений из диапазона (см. рисунок). В случае обнаружения таковых, будут доступны данные из таблицы (справочной), содержащей диапазон, используемый в качестве допустимых значений, их наименования будут соответствовать наименованию столбца ячейки содержащей такую проверку, обратного слэша («\») и наименований данных из справочной таблицы.
Например.
На рисунке справа для ячейки столбца «Контрагент» задан список допустимых значений из именованного диапазона «контрагенты»:
Программа определит заголовок справочной таблицы (Наименование, Адрес, Директор) содержащей диапазон «контрагенты», при этом тип такой таблицы всегда считается без разрывов. Для доступа к данным справочной таблицы будут определены наименования: Контрагент\Наименование, Контрагент\Адрес, Контрагент\Директор.
В подменю «Метаданные …» такие данные обозначаются при помощи «=>».
Использование справочных таблиц очень схоже с использованием функции «ВПР», при этом в основной таблице нет необходимости заводить дополнительные столбцы для «подтягивания» данных и позволяет осуществить доступ к данным расположенным как справа, так и слева от диапазона допустимых значений.
При заполнении шаблонов значения метаданных справочной таблицы будут соответствовать значениям записи, содержащей значение из основной таблицы. При отсутствии в справочной таблице значения ссылающейся ячейки, ее значения (справочной таблицы) будут соответствовать пустым значениям.
Использование справочных таблиц целесообразно использовать для доступа к списку с редко изменяющимися данными. Например, список:
- сотрудников (адрес, телефон, паспортные данные)
- поставщиков (наименование организации, адрес, телефон, ФИО директора) и т.п.
При добавлении записей в таблицу «наследование» установленной проверки данных происходит автоматически при использовании формы добавления записей (Группа «Записи» / «Добавить записи»), а также в случае использования «умной таблицы».
При наличии именованных диапазонов их значения доступны для заполнения, их имена соответствуют наименованиям данных. По умолчанию, доступны только имеющие область видимости текущий лист («Средний_Курс» на рисунке), а также с областью видимости «Книга», диапазон которых принадлежит активному листу («Номер_протокола»). При отметке в дополнительных настройках листа (группа «Таблица» / кнопка «Дополнительно…») «Значения именованных диапазонов всей книги» также будут добавлены все наименования с областью видимости «Книга» («Курс_сегодня»).
Метаданные именованных диапазонов в подменю «Метаданные …» находятся в подменю «Диапазоны …»
Дополнительно для активного листа будут добавлены именованные диапазоны из «настроек для файлов», при наличии таковых.
Такой подход позволяет при заполнении шаблонов использовать дополнительные данные листа/книги, не принадлежащие таблице. Например, дату составления, номер накладной/приказа, данные подразделения предоставившего отчет и пр.
Если именованный диапазон указывает на группу ячеек, то в качестве значения при заполнении шаблонов используется значение его первой ячейки (левой верхней).